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Firma electrónica
Si bien la ley 19.799 sobre documentos y firma electrónica se dictó el año 2002, recién ahora con la pandemia, que nos ha obligado a teletrabajar ha tomado real importancia.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.
Por su parte, una firma electrónica avanzada es aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que se desconozca la integridad del documento y su autoría.
Los prestadores acreditados en Chile son los que se encuentran en el siguiente listado https://www.entidadacreditadora.gob.cl/entidades/
¿Pero cuándo puedo usar una firma electrónica?
En principio, conforme al art. 3 de la Ley 19.799 cualquier acto o contrato puede ser suscrito por medio de firma electrónica, salvo aquellos que la ley exige una solemnidad que no se pueda cumplir mediante un documento electrónico, aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes y los relacionados con derecho de familia.
En la práctica cuando para comprar un bono de Fonasa o alguna Isapre o al tomar algún plan de teléfonos a la persona se le pide ponga su huella digital en un dispositivo que la lee, se está firmando un contrato digitalmente.
Empresa en un día permite crear sociedades sin necesidad de ir al Notario si los socios o accionistas tienen firma electrónica avanzada.
Otra forma de firmar documento en forma electrónica es cuando a las personas las llaman por teléfono y dan su conformidad en forma verbal y ésta es grabada. Por ese motivo, los telefonistas usan todo tipo de trucos para que parezca que la persona al otro lado de la línea está aceptando el producto o servicio que se le ofrece.
En el poder judicial, actualmente todas las actuaciones escritas se realizan en forma digital, mediante el uso de la firma electrónica.
No obstante, que la ley en su artículo 4 señala que los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público se tienen que firmar mediante una firma electrónica avanzada, esto en la práctica no ha sido aplicado a cabalidad. La Notario de Santiago Valeria Ronchera autorizó una escritura pública por medio de firma electrónica avanzada, sin presencia de las partes y produjo una tempestad[1]. Como consecuencia, a principios de 2021 la Corte Suprema de Santiago dictó un auto acordado que excluye de la utilización de las escrituras públicas, que son instrumentos públicos, del uso de la firma electrónica, aunque sea avanzada.
En la práctica, lo que sí se puede obtener son copias de una escritura pública con firma electrónica avanzada. La ventaja de este sistema es que ya no hay que pedir nuevas copias al Notario o incluso al Archivero Judicial, cuando éstas son muy antiguas y basta con enviar o mostrar el archivo pdf con su firma digital del Notario para acredita que se trata de una copia fiel del documento original.
En materia laboral.
La Dirección del Trabajo ha señalado que no hay problema que los trabajadores firmen sus contratos de trabajo y modificaciones con firmas electrónicas, ya sean simples o avanzadas.
Como los contratos obviamente en este caso serán documentos digitales, la Dirección del Trabajo, permite que se mantengan en dicho formato, sin necesidad de imprimirlos, siempre y cuando se mantengan en una plataforma a la cual se tenga acceso cuando el Inspector del Trabajo venga a fiscalizar a la empresa.
Luego que se aprobó la ley de teletrabajo y con todos los inconvenientes que han existido para el trabajo presencial, en el año 2021 se dictó la ley 21237, que hizo obligatorio registrar todos los nuevos contratos a contar del 1 de octubre de 2021 y se dio el plazo de 1 año para subir el resto de los contratos más antiguos.
Respecto a los contratos de trabajo se hizo obligatorio que en ellos se deje constancia del correo electrónico de ambas partes con el objeto de facilitar las comunicaciones entre ambas partes. Además, la Dirección del Trabajo comunicará al empleador cualquier citación, notificación o multa por este medio.
Por último, las terminaciones de los contratos de trabajo se deberán registrar también por este medio https://www.dt.gob.cl/portal/1626/w3-propertyvalue-26863.html
¿En qué estado estamos?
Actualmente casi todo el funcionamiento del Estado se realiza mediante el uso de la firma digital y ya muchos contratos entre las partes son firmados de esta forma y son reconocidos como válidos en los juicios.
La firma electrónica avanzada, que es la que es prestada a través de empresas autorizadas por el Estado, no ha tenido tanta penetración en el uso corriente. Sin embargo, lo que se ha masificado para todo tipo de trámites ante las autoridades públicas es el uso de la Clave Única que otorga el Registro Civil. Sería bueno que se regulara esta forma de firmar para permitir una más amplia utilización en más actividades.
Queda aún como tarea pendiente que las Notarías se actualicen y permitan el uso de la firma digital para la firma de escrituras públicas, lo que evitaría el traslado innecesario de las partes y haría más ágil la vida económica en general.
[1] https://www.latercera.com/la-tercera-domingo/noticia/las-ronchas-que-dejo-valeria-la-trama-oculta-tras-la-disputa-entre-notarios-que-incomoda-al-poder-judicial/AAXCWRT6ONBQHHVWBZF2R47LHE/
Última modificación: 24/05/2022