En general, cuando uno lee todos los artículos que se han publicado sobre el tema, tanto en castellano como inglés y otros idiomas, siempre se indica que respecto de la identificación y evaluación de requisitos legales no existen mayores cambios en la nueva versión. Esta información puede ser correcta, pero, lo que siempre se les olvida mencionar, son todos los otros aspectos del sistema de gestión, en los cuales se tendrá que considerar obligatoriamente los requisitos legales ambientales.

Comencemos que uno de los motivos de la actualización de la ISO 14001 es el aumento de la complejidad e importancia de la normativa ambiental y como la propia ISO14001:2015 lo declara, el sistema de gestión debiera ayudar a cumplir con los requisitos legales. En virtud de lo anterior, los procedimientos y controles que se establezcan debieran ir orientados a ayudar con este objetivo.

Al momento de fijar el alcance del propio sistema de gestión se deberá considerar las expectativas y necesidades que tienen las partes interesadas que se convierten en requisitos legales, de modo que es la ley la que podría fijar el alcance del sistema de gestión de una organización.

Al momento de realizar la planificación se deben considerar los riesgos y oportunidades y los requisitos legales pueden crear riesgos y oportunidades, por lo que deben estar presentes al momento del análisis, especialmente los nuevos requisitos legales que vayan apareciendo. Adicionalmente, cuando la organización establezca acciones para manejar sus aspectos ambientales significativos deberá abordar los requisitos legales, por lo que las acciones deberán considerar el cumplimiento a lo menos de los requisitos ambientales críticos y cuando se fijen los objetivos ambientales de la organización se deben tomar en consideración de los requisitos legales. En todos estos casos, se deberá ser capaz de fundamentar a lo menos cuál ha sido el criterio para elegir los requisitos legales a considerar, si no todos han sido considerados.

Respecto a las personas dentro de la organización, al fijar su competencia se deberán considerar los requisitos legales (por ej. los operadores de caldera) y se deberá asegurar que dentro de las capacitaciones esté la toma de conciencia de las implicancias de no cumplir los requisitos legales.

Cuando la organización esté fijando sus comunicaciones debe tener en cuenta los requisitos legales, especialmente cuando se trata de comunicaciones externas y más aún si los requisitos legales lo exigen, el desempeño del sistema de gestión debe ser comunicado externamente.

Ahora la revisión por la dirección debe considerar los requisitos legales relacionados con las necesidades y expectativas de las partes interesadas y el desempeño ambiental relacionada con el cumplimiento de los requisitos legales. Esto quiere decir, que la revisión por la dirección deberá tener a lo menos a la vista los resultados de la evaluación de requisitos legales y los requisitos legales que digan relación con las partes interesadas.
Como se puede ver, la ISO 14001:2015 ha establecido una serie de áreas dónde se deben considerar los requisitos legales fuera del ámbito de su identificación y evaluación de cumplimiento y la declaración en la política del compromiso de cumplir con los requisitos legales. Es verdad, que muchas empresas en forma intuitiva ya consideraban los requisitos legales en los nuevos aspectos, pero ahora el desafío es revisar si se encuentran considerados los requisitos legales en todos los aspectos antes mencionados y cómo incorporarlos en caso que no hayan sido considerados.

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ASPECTOS PRACTICOS DEL LEVANTAMIENTO DE LA MATRIZ LEGAL Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO

INTRODUCCION

Uno de los puntos de la norma donde mayormente se levantan no conformidades en las auditorías de tercera parte (las realizadas por casas certificadoras), es precisamente en los puntos 6.1.3 y 9.1.2 de la norma ISO 14001 :2015, que corresponden justamente al levantamiento e identificación de los requisitos legales aplicables a la organización y a la evaluación de cumplimiento de estos requisitos, respectivamente.

El presente artículo no pretende ser un listado acabado de las normas ambientales aplicables a una organización; sino más bien dar pautas de cómo identificar cuáles son las normas ambientales que hay en nuestra legislación, cómo determinar cuáles de estos requisitos son aplicables y cómo verificar en forma efectiva y fehaciente el cumplimiento de la normativa ambiental, Norma ISO 14001.

DETERMINAR LA LEGISLACION APLICABLE A LA ORGANIZACION

Uno de los principales problemas que se presentan cuando se está implementando un sistema de gestión ambiental, es determinar la normativa aplicable a la organización.

Esto se debe, principalmente, a que la normativa ambiental se encuentra muy dispersa y se actualiza constantemente. Normas ambientales podemos encontrar desde el Ministerio del Medio Ambiente hasta el Ministerio de Defensa. Muchas veces no se trata del cuerpo legal completo, sino que sólo un par de artículos dentro de una norma.

DONDE ENCONTRAR LA NORMATIVA LEGAL AMBIENTAL (Norma ISO 14001)

Las leyes, decretos y resoluciones no son exigibles en Chile mientras no sean publicados en el Diario Oficial. www.diarioficial.cl

Un buen lugar para encontrar las normas es www.leychile.cl, pero se debe saber qué se está buscando, ya que es una base de datos muy extensa. Sin embargo, en el apartado “tema”, se pueden encontrar varias normas de tipo ambiental.
La página de la Biblioteca del Congreso tiene un newsletter mensual con las normas publicadas: www.bcn.cl. Hay que tener presente que ese newsletter trae las normas que ellos consideran más importantes y no todas las normas, así que hay muchas normas ambientales que no son incluidas.

De acuerdo a la última modificación de la ley 19.300, sobre bases generales del medio ambiente, debiera existir un sistema de información vía web sobre la normativa ambiental aplicable. Hasta el momento, la página web que tiene el Ministerio del Medio Ambiente es bastante deficitaria, existe mucha legislación que no está contenida en esta página y hay información que se encuentra desactualizada.

Otro documento donde se puede obtener información sobre una buena cantidad de normas aplicables, es el Decreto Supremo N° 40 de 2013, del Ministerio del Medio Ambiente, que contiene el Reglamento sobre Evaluación Ambiental. En efecto, en él se señalan cuáles son los permisos que se deben solicitar al momento de ingresar un proyecto a evaluación ambiental y se indican las normas donde estos permisos se encuentran contenidos. Los permisos se deben solicitar independientemente si el proyecto es o no objeto de evaluación ambiental. Si el proyecto no es objeto de evaluación ambiental, se solicitarán directamente al organismo administrativo correspondiente y no a través del Servicio de Evaluación Ambiental.

COMO COMENZAR A RECOLECTARLA

Revisar toda esta normativa es un trabajo titánico, sobre todo para quien no es abogado. Para poder determinar cuáles son las normas aplicables a la organización, lo más simple es empezar por todos los permisos que la empresa tenga. Si se lee la primera parte de ellos, generalmente hacen referencia a la normativa que se le aplica a la empresa. Así por ejemplo, una resolución sanitaria de una bodega de residuos peligrosos hará referencia al Decreto Supremo N° 148 de 2003, del Ministerio de Salud, Reglamento Sanitario sobre Manejo de Residuos Peligrosos.

Otra fuente son los propios documentos que tiene la organización, como las actas de la autoridad sanitaria (sumarios sanitarios); de las Superintendencias de Electricidad y Combustible (SEC), Servicios Sanitarios (SISS) y de Medio Ambiente; y de cualquier otro organismo público relacionado con el Medio Ambiente, ya que ellos para iniciar cualquier acción contra un infractor, deben indicar la normativa infringida.

Estos decretos ya identificados harán referencia en su texto a otras normas, las cuáles en muchos casos también serán aplicables a la empresa.

De este modo, se debiera poder determinar un buen porcentaje de las normas aplicables.

UN PAR DE PALABRAS SOBRE LAS NCH

En mi trabajo en diversas empresas siempre me ha llamado la atención la cantidad de esfuerzo que ponen tanto los implementadores como los auditores a las Normas Chilenas (NCh) para identificar y evaluarlas, en desmedro de leyes, decretos y resoluciones.

Desde un punto de vista legal, las NCh sólo son obligatorias si una ley, un decreto, o una resolución hace mención a ellas. Por ejemplo, el Decreto Supremo N° 43 de 2016 de Salud, sobre sustancias peligrosas, hace referencia a la NCh 2245, que se refiere al contenido de las hojas de seguridad.

Si bien las NCh se publican en el Diario Oficial mediante un decreto o una resolución, esta publicación sólo tiene carácter informativo y por sí sola no constituye una declaración de uso obligatorio de la misma.

De modo que las Normas Chilenas se incorporarán a la matriz legal si existe una ley, un decreto o una resolución que ordene aplicarlas, o si en el marco de una licitación o contrato se indica que éstas serán aplicables. En los demás casos, no es obligación incluirlas.

LAS RCA TAMBIEN SON PARTE DE LA NORMATIVA CONTENIDA EN LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES (Norma ISO 14001)

Si la organización tiene alguna resolución de calificación ambiental (RCA), los compromisos contenidos en ella también deben ser incorporados en la matriz de requisitos legales, ya que cualquier responsabilidad adquirida por esta vía, es una obligación legal para la organización y su incumplimiento está sujeto a sanción que será aplicada por la Superintendencia del Medio Ambiente. La resolución de calificación ambiental es un acto administrativo que aprueba un proyecto desde un punto de vista ambiental, establece derechos y obligaciones para el dueño del proyecto, que son plenamente fiscalizables y exigibles por la Superintendencia del Medio Ambiente.

La resolución de calificación ambiental también es otra buena fuente para identificar normas legales aplicables, ya que aparte de las obligaciones particulares de tipo ambiental que tendrá el proyecto, habrá referencia a la normativa legal que se debe cumplir.

COMO ARMAR LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES APLICABLES (Norma ISO 14001)

Cada organización tiene plena libertad de armar la matriz de requisitos legales como más le acomode, pero existen detalles que se debieran tener en cuenta para facilitar su implementación y uso.

No es muy adecuado indicar sólo el número y nombre de la ley (por ejemplo, Ley 19.300 sobre bases del medio ambiente), considerando que cualquier persona que trabaja en el Sistema de Gestión Ambiental, ya sea en su mantención o en su auditoría, no sabe cuáles de los requisitos contenidos en esa norma son aplicables a la organización en cuestión y, por tanto, no se sabe qué se debe controlar. De manera que es conveniente indicar cuáles de los artículos de cada norma son aplicables a la organización y agregar también el texto del artículo o un resumen de su contenido.

Personalmente, prefiero insertar el artículo textual en la matriz, ya que muchas veces los resúmenes no son muy adecuados y cada uno interpreta a su parecer la norma, lo que al final lleva a que la mayoría de las veces se indique que un artículo o norma se cumple, cuando eso no es así en la realidad.

Por otra parte, hay auditores que desean que se incorporen todas y cada una de las modificaciones a una norma con el nombre del decreto correspondiente. La ISO 14001 no lo exige, y hacerlo sólo lleva a confusión cuando se tratar de verificar el cumplimiento. En la página www.leychile.cl siempre está el texto refundido que es más útil para trabajar para estos efectos.

COMO CONTROLAR EFECTIVAMENTE QUE SE ESTE CUMPLIENDO LA LEGISLACION APLICABLE A LA ORGANIZACION

Generalmente las matrices de requisitos legales son bastantes extensas, de modo que es necesario buscar diversas alternativas para asegurarse que efectivamente se estén cumpliendo los requisitos legales identificados.

Para que la evaluación del cumplimiento legal sea eficiente y efectiva, lo más recomendable es determinar cuáles de los requisitos legales sólo requieren ser cumplidos una vez y cuáles son los que deben acreditar su cumplimiento cada ciertos intervalos de tiempo, porque las autorizaciones o pruebas vencen, como es el caso de las pruebas a las calderas, y cuáles se deben cumplir constantemente.

Basta con evaluar una vez el cumplimiento de aquellos requisitos que obtenida la autorización, no es necesario solicitar otra autorización, salvo que se realicen modificaciones a las instalaciones. En tal caso están la recepción municipal, la calificación industrial, etc.

Respecto de aquellas autorizaciones que tienen fecha de vencimiento, como las revisiones técnicas de los vehículos motorizados o las pruebas a las calderas, es conveniente tener algún tipo de control sobre las fechas de sus vencimientos, de modo de solicitar sus renovaciones oportunamente y así asegurar su cumplimiento.

En cuanto al resto de los requisitos legales, existen diversas maneras de evaluar su cumplimiento, una forma puede ser a través de auditorías y otra mediante check list. No es necesaria la evaluación de todas las normas de una u otra forma. Para temas más críticos que requieren un constante control, un listado de chequeo parece un instrumento más adecuado y para el resto de los requisitos legales una auditoría permitiría controlarlos más adecuadamente.
De esta forma, al definir diversas formas de evaluar el cumplimiento para los diversos requisitos legales, se logra una forma más eficiente de control, que permita detectar los incumplimientos a tiempo y tomar las medidas correspondientes.

Otro tema que se debe considerar si la organización es muy grande, es mantener indicado en la propia matriz de identificación de requisitos legales dónde se encuentra ubicado el documento que acredita el cumplimiento del requisito legal en cuestión.

EFECTOS PRACTICOS DE LA IDENTIFICACION Y EVALUACION DE CUMPLIMIENTO

Tener una matriz de identificación de requisitos legales y una evaluación del cumplimiento legal no asegura que la autoridad no vaya a iniciar algún proceso por incumplimiento de una normativa legal, pero lo que sí asegura es que no habrá sorpresas.

En estos casos, se debiera estar en condiciones de entregar en forma rápida y oportuna los documentos que dan cuenta del cumplimiento de la norma en cuestión. Por otra parte, si se ha detectado cuál es el requisito legal que no se está cumpliendo, se podrán tomar medidas antes que llegue la autoridad y así también minimizar cualquier daño que ese incumplimiento provoque.

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